Política de privacidade

1. Quem decide sobre os dados

A LGPD separa quem decide sobre o tratamento (controlador) de quem trata em nome de outro (operador). Na Proposign:

• Dados das contas (pessoas que usam o sistema dentro de uma empresa cliente): a Proposign é controladora.
• Dados dos contatos e de quem recebe as propostas (as pessoas das empresas para quem as propostas são enviadas): a empresa que usa a Proposign e envia a proposta é a controladora; a Proposign é operadora e trata esses dados só para prestar o serviço, conforme as instruções dessa empresa.

Se você recebeu uma proposta, quem a enviou é a principal responsável pelos seus dados e o primeiro canal para os seus pedidos. Também atendemos pelo canal da seção 9 e encaminhamos à empresa responsável.

2. Dados que tratamos

Contas de usuários

• Nome e e-mail; foto de perfil, se você entrar com a conta Google.
• Empresa (organização) a que pertence, papel e grupos (ex.: Financeiro, Jurídico).
• Registro de auditoria das ações relevantes (quem fez, quando, o quê e em qual versão da proposta).

Contatos dos clientes

• Cadastrados pela empresa usuária: nome, e-mail, telefone e cargo do contato.
• Dados da empresa do contato: razão social, nome fantasia, CNPJ, segmento e endereço.
• Nome e e-mail do contato entram no documento da proposta. Quando uma versão é congelada, o conteúdo dela (inclusive esses dados) fica gravado e protegido por um código SHA-256 que prova que não foi alterado.

Leitura da proposta (rastreio)

Quando a proposta é aberta no link enviado, registramos:

• data e hora de cada acesso;
• o tipo de dispositivo (celular, tablet ou computador), identificado pelo navegador. O identificador do navegador (user agent) não é guardado;
• o tempo de leitura de cada seção da proposta;
• o endereço IP não é guardado na leitura: guardamos só um código derivado dele com uma chave secreta (HMAC-SHA256), que não permite recuperar o IP sem a chave (dado pseudonimizado, não anônimo). O IP também é usado no momento do acesso para conter abusos (limite de acessos por minuto), sem ser gravado.

Não registramos localização nem usamos serviços externos de rastreamento.

Aceite e recusa da proposta

• Aceite: nome, e-mail e cargo informados por quem aceita, endereço IP completo, navegador (user agent), data e hora (UTC), o código SHA-256 da versão aceita e os itens opcionais escolhidos. Esses dados são guardados como prova do aceite.
• Recusa: o motivo escolhido, o comentário (se escrito) e a data e hora.

E-mails e registros técnicos

• Avisos por e-mail (envio da proposta, aprovações, aceite): destinatário, conteúdo do aviso e situação do envio.
• Registros técnicos de funcionamento e segurança do serviço, com o mínimo de dados pessoais necessário.

Não processamos pagamentos. A Proposign não coleta dados de cartão, conta bancária, Pix ou boleto.

3. Para que usamos e com qual base legal

• Prestar o serviço às empresas usuárias (contas, propostas, aprovações internas, envio): execução de contrato (LGPD, art. 7º, V).
• Dados dos contatos: tratados conforme as instruções da empresa controladora, que define a base legal (em geral, procedimentos preliminares de um contrato ou legítimo interesse, art. 7º, V e IX).
• Rastreio de leitura: permitir que a empresa saiba se a proposta foi recebida e lida. Legítimo interesse (art. 7º, IX), com aviso na própria página da proposta e dados pseudonimizados.
• Evidências do aceite e da recusa: provar o que foi aceito, por quem e quando. Execução de contrato e exercício regular de direitos (art. 7º, V e VI).
• Segurança e prevenção de abuso (limite de acessos, auditoria): legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II e IX).

Para a revisão: confirmar as bases legais por finalidade e a necessidade de relatório de impacto (RIPD) para o rastreio de leitura.

4. Por quanto tempo guardamos

• Contas: enquanto a conta estiver ativa e, depois, pelo prazo necessário para cumprir obrigações legais ([prazo]).
• Contatos: até a empresa usuária excluir o contato (inclusive a pedido do titular) ou encerrar o uso do serviço.
• Rastreio de leitura: enquanto a proposta existir. Quando os dados de um contato são excluídos, o código derivado do IP dos acessos às propostas dele é apagado; ficam só data, tipo de dispositivo e tempo por seção, que não identificam a pessoa.
• Prova do que foi oferecido e aceito: o conteúdo das versões enviadas ao cliente (que inclui nome e e-mail do contato como estavam no documento) e os registros de aceite e recusa com suas evidências são mantidos mesmo depois da exclusão do contato, pelo prazo em que puderem ser necessários para provar o contrato ou defender direitos ([prazo prescricional aplicável]). Base legal: exercício regular de direitos e prova de contrato (LGPD, art. 7º, VI, e art. 16, II). Esses registros não podem ser alterados, para que o código SHA-256 continue válido.
• Versões internas: versões congeladas para aprovação interna que nunca foram enviadas também não podem ser alteradas e ficam como histórico interno da empresa usuária, sem acesso de terceiros.
• Avisos por e-mail: quando um contato é excluído, os avisos endereçados a ele têm o destinatário e o conteúdo apagados do histórico, e o nome e o e-mail dele são retirados dos avisos internos.

Para a revisão: definir os prazos entre colchetes e confirmar a base legal da retenção das versões internas nunca enviadas, mantidas como histórico da aprovação (decisão de produto de 2026-10-11).

5. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos só o necessário com:

• fornecedores que operam a infraestrutura do serviço: hospedagem e banco de dados, envio de e-mails e armazenamento de arquivos (como os PDFs das propostas);
• o Google, se você escolher entrar com a conta Google;
• dentro da empresa usuária, as pessoas com permissão para ver a proposta (vendedor, aprovadores, Jurídico e Financeiro, conforme a configuração da empresa);
• autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Alguns fornecedores podem armazenar dados fora do Brasil. Nesses casos, adotamos as garantias previstas na LGPD (art. 33). Lista de fornecedores: [lista ou link].

6. Como protegemos

• conexão criptografada (HTTPS) e acesso por papéis e grupos;
• separação entre empresas: cada empresa usuária só acessa os próprios dados;
• links de proposta com código aleatório longo, guardado só na forma de hash;
• IP da leitura pseudonimizado com chave secreta;
• versões enviadas e aprovadas imutáveis, com código SHA-256, e registro de auditoria das ações relevantes.

7. Cookies

• Página pública da proposta: não grava cookies.
• Área logada: usamos só cookies essenciais, para manter a sessão de login e lembrar a empresa ativa. Não usamos cookies de publicidade nem de análise de terceiros.

8. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• portabilidade e informação sobre com quem compartilhamos;
• oposição ao tratamento baseado em legítimo interesse, quando cabível.

Quando a empresa usuária exclui os dados de um contato, o cadastro é apagado, o rastreio de leitura é pseudonimizado de vez e os avisos por e-mail são anonimizados. Ficam só os registros que servem de prova, descritos na seção 4.

9. Encarregado e canal de atendimento

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): [nome do encarregado], pelo e-mail [e-mail do encarregado]. Respondemos em até [prazo] dias. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

10. Alterações desta política

Podemos atualizar esta política. A data da versão fica no topo da página; mudanças relevantes serão avisadas às empresas usuárias. Veja também os Termos de uso.